Privatlivspolitik

Dine oplysninger er sikre

Privatlivspolitik for HPN – Foreningen 

Privatlivspolitik for HPN – Foreningen 

Senest opdateret 1. august 2025

  1. Indledning

Når du bliver medlem hos HPN – foreningen, giver du os personlige oplysninger. Vi tager ansvar for at behandle disse oplysninger sikkert, fortroligt og i overensstemmelse med persondataforordningen (GDPR).
Vores databehandlere må kun behandle oplysninger i overensstemmelse med vores instrukser og må ikke bruge dem til egne formål. Denne politik forklarer, hvilke oplysninger vi indsamler, hvorfor vi gør det, og hvilke rettigheder du har.

  1. Dataansvarlig

HPN – foreningen er dataansvarlig
HPN – foreningen
c/o Formand Marianne Riis
E-mail: info@hpn.dk
Hjemmeside: www.hpn.dk
CVR nr.: 37 25 75 59

  1.  Hvilke oplysninger behandler vi?

Når du melder dig ind, deltager i aktiviteter eller modtager rådgivning, kan vi behandle følgende typer personoplysninger:
Almindelige oplysninger:

  • Medlemsnummer oprettes
  • Navn, adresse, e-mail, telefonnummer
  • Fødselsår
  • Medlems status (Privat eller Sponsormedlemskab/firma)
  • Oplysninger ifm. modtagelse af nyhedsbreve, tilmelding mv.

Følsomme oplysninger:

  • Helbredsoplysninger, typisk i forbindelse med deltagelse i rejser

Frivillige oplysninger, der anvendes til statistiske formål og for at målrette vores medlemsaktiviteter:

  • Om du er HPN-patient, pårørende eller sundhedsmedarbejder
  • Hvor længe du har været HPN-patient
  • Hvilket HPN-center, som du er tilknyttet i Danmark

Behandlingen af frivillige oplysninger til statistik sker på baggrund af dit samtykke, jf. GDPR art. 6(1)(a).

Rådgivning
I HPN –foreningens rådgivning, kan du henvende dig på telefon, eller e-mail. HPN –foreningen registrerer ikke dine oplysninger og har ikke mulighed for at modtage sagsagter.

  1. Formål og behandlingsgrundlag

Vi indsamler og behandler kun oplysninger, når det er nødvendigt, og altid til klart definerede formål. Herunder finder du de typiske formål og det retsgrundlag, vi anvender:

Formål

Oplysninger

Retsgrundlag
Medlemsadministration Navn, adresse, kontaktoplysninger, medlems status (Privat eller Sponsormedlemskab/firma) GDPR Art. 6(1)(b) – opfyldelse af medlemsaftale
Udsendelse af nyhedsbreve og medlemsblade E-mail, navn GDPR Art. 6(1)(f) – legitim interesse
Rådgivning Helbredsoplysninger i forbindelse med rejser GDPR Art. 9(2)(a) – udtrykkeligt samtykke
Betaling og regnskab Kontonummer, betalinger, kun til ikke private samarbejdspartnere. GDPR Art. 6(1)(c) – retlig forpligtelse (bogføringsloven)
Aktiviteter og kurser Kontaktoplysninger og relevante data for arrangementet GDPR Art. 6(1)(b) og (f)
  1. Bidrag

Foreningen er ikke godkendt hos SKAT til at indberette skattefradrag for modtagne pengegaver eller andre donationer, da Foreningen ikke endnu opfylder betingelserne herfor.

  1. Samtykke

I de tilfælde, hvor vi har brug for dit samtykke (fx ved brug af personfoto fra rejser), beder vi om dette særskilt og skriftligt. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os.

  1. Videregivelse og data behandlere

Vi videregiver ikke dine oplysninger til tredjeparter uden dit udtrykkelige samtykke, medmindre det er påkrævet ved lov. Vi
bruger dog eksterne samarbejdspartnere til fx:

  • Medlemssystem og økonomistyring
  • it-support

Disse fungerer som data behandlere og vi har indgået databehandleraftaler med dem, der sikrer, at dine oplysninger behandles sikkert og fortroligt.

  1. Overførsel til tredjelande

Vi bestræber os på at anvende data behandlere inden for EU/EØS. Hvis data i særlige tilfælde overføres til tredjelande (uden for EU/EØS), sker det kun, hvis der er et gyldigt overførselsgrundlag, fx EU-Kommissionens standardkontrakter.

  1. Opbevaring og sletning af oplysninger

Vi gemmer dine oplysninger, så længe det er nødvendigt for formålet eller krævet ved lov:

  • Medlemsdata opbevares op til 5 år efter udmeldelse (bogføringsloven).
  • Rådgivningssager slettes 6 måneder efter afslutning, medmindre andet aftales.
  • CPR-nr. og bankoplysninger slettes straks efter oprettelse af Betalingsservice-aftale.
  • Nyhedsmail-tilmeldinger kan afmeldes når som helst via link eller henvendelse.
  1. Dine rettigheder

Du har ret til at:

  • Få indsigt i de personoplysninger, vi har om dig
  • Få rettet ukorrekte oplysninger
  • Få dine oplysninger slettet
  • Gøre indsigelse mod behandlingen
  • Få begrænset behandling
  • Få overført dine oplysninger til dig selv eller en anden (dataportabilitet)
  • Trække et samtykke tilbage

Kontakt os på info@hpn.dk, hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder.

Du kan også selv se og rette i de oplysninger vi har registreret om dig i vores medlemssystem, ved at gå ind på www.hpn.dk/opdater-medlemsoplysninger

  1. Sikkerhed

Vi behandler dine oplysninger fortroligt og sikrer dem teknisk og organisatorisk:

  • Oplysninger opbevares i sikre IT-systemer og i aflåste skabe
  • Kun relevante personer har adgang til dine oplysninger
  • Helbredsoplysninger behandles med særlig fortrolighed
  1. Automatisk profilering

Vi anvender ikke automatiske afgørelser eller profilering baseret på dine oplysninger.

  1. Ind- og udmeldelse

Når du melder dig ind i HPN – foreningen, giver du os personoplysninger. Dette er nødvendigt for at vi kan oprette dig i vores medlemssystem og sende din kontingentopkrævning, medlemsblad, kredsblad, nyhedsmail m.v. Når du melder dig ind, registrerer vi følgende:

  • Medlemsnummer oprettes
  • Navn
  • Adresse
  • Telefonnummer
  • E-mail
  • Fødselsår
  • Type af medlem (Sponsormedlemskab/firma)

Når du melder dig ind, accepterer du, at dine oplysninger noteres i HPN – foreningens medlemssystem.

Frivillige oplysninger, der anvendes til statistiske formål og for at målrette vores medlemsaktiviteter:

  • Om du er HPN-patient, pårørende eller sundhedsmedarbejder
  • Hvor længe du har været HPN-patient
  • Hvilket HPN-center i Danmark du er tilknyttet

Besvarelsen af disse spørgsmål er frivillig og har ingen betydning for dit medlemskab. Alle oplysninger behandles fortroligt og anvendes kun i anonymiseret form til intern statistik og formidlingsarbejde.
Information om nye medlemmer, udmeldelser og adresseændringer sendes jævnligt til vores lokale kredsformænd enten via mail eller post. Her fremgår medlemsnummer, navn, adresse og telefonnummer.
Du tilmeldes automatisk vores nyhedsmail til medlemmer. Du kan til hver en tid afmelde nyhedsmailen.
Ved udmeldelser gøres dit medlemskab inaktivt, men vi beholder oplysningerne om dig i 5 år, før de slettes (pga.bogføringsloven).

  1. Klage

Hvis du er utilfreds med, hvordan vi behandler dine oplysninger, kan du kontakte os direkte. Du har også ret til at klage til Datatilsynet:

Datatilsynet
Borgergade 28, 5. sal
1300 København K
Tlf: 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk
www.datatilsynet.dk

  1. Opdateringer

Denne privatlivspolitik kan blive opdateret. Den nyeste version er altid tilgængelig på www.hpn.dk.