Privatlivspolitik

Dine oplysninger er sikre

Privatlivspolitik for HPN – Foreningen 

Når du bliver medlem hos HPN – Foreningen, giver du os en række personlige oplysninger og data, som vi behandler ansvarligt. Det er vigtigt for HPN – Foreningen, at du er tryg ved og sikker på, at dine oplysninger håndteres korrekt. HPN – Foreningen vægter, at behandling af dine oplysninger er gennemskuelig for dig. 

HPN – Foreningen har derfor udarbejdet en privatlivspolitik, der fortæller dig, hvordan vi behandler dine personlige oplysninger. 

Når vi registrerer dine personlige oplysninger, er det for at give dig en god service og for at opfylde HPN – Foreningens formål. Vi bruger udelukkende oplysninger, som du enten har givet os personligt eller via en fuldmagt. 

Kontaktoplysninger 

HPN – Foreningen er dataansvarlig, hvilket betyder at vi skal sikre, at dine personlige oplysninger behandles i overensstemmelse med den gældende lovgivning på området. 

HPN – Foreningen
c/o Formand Marianne Riis
E-mail: Hpnforening@gmail.com 

Hjemmeside: www.hpn.dk
CVR nr.: 37 25 75 59 

Har du spørgsmål til HPN – Foreningen bedes du skrive til os på ovennævnte e-mail adresse, og så vil vi bestræbe os på, at svarer dig så hurtigt som muligt. 

 

Brug af dine personoplysninger 

I visse situationer er det nødvendigt, at du giver personlige oplysninger til HPN – Foreningen for eksempel hvis du giver et bidrag, deltager i en af HPN – Foreningens rejser eller kurser, har brug for hjælp fra vores rådgivninger. 

I HPN – Foreningen indsamler, behandler og opbevarer vi kun personoplysninger om dig, der er relevante og tilstrækkelige i forhold til de formål, der er defineret ovenfor. Formålet er afgørende for, hvilken type oplysninger og data vi opbevarer. 

Det samme gælder omfanget af de personoplysninger og data, som vi bruger. Det betyder, at HPN – Foreningen for eksempel ikke bruger flere oplysninger end dem, vi har brug for til det konkrete formål. 

Derudover kan det være bestemt ved lovgivning, hvilken type data det er nødvendigt at indsamle og opbevare for vores forretningsdrift eller for at leve op til eksisterende lovgivning. Det gælder f.eks. i forhold til skattelovgivning, bogføringslovgivning m.v. 

HPN – Foreningen giver aldrig personoplysninger til andre, medmindre du selv udtrykkeligt har givet tilladelse til det. Vi indsamler aldrig personoplysninger uden, at du selv har givet os disse oplysninger ved registrering, bestilling eller selv har sendt dem til os eller givet os fuldmagt til at indhente dem. Personoplysninger bruges alene til at gennemføre den bestilling, som du har afgivet eller til at hjælpe dig i forbindelse med dine spørgsmål til rådgivningen eller den hjælp, du har bedt om. 

I HPN – Foreningen opbevares person- og helbredsoplysninger på sikre databaser eller i aflåste skabe. Person- og helbredsoplysninger opbevares kun så længe, det er nødvendigt eller så længe lovgivningen kræver det. 

 

Ind- og udmeldelse 

Når du melder dig ind i HPN – Foreningen, giver du os personoplysninger. Dette er nødvendigt for at vi kan oprette dig i vores medlemssystem og sende din kontingentopkrævning, medlemsblad, kredsblad, nyhedsmail m.v. 

Når du melder dig ind, registrerer vi følgende: 

  • Medlemsnummer 
  • Navn 
  • Adresse 
  • Telefonnummer 
  • E-mail 
  • Fødselsår 
  • Type af medlem (privat, virksomhed eller sponsor) 

Når du melder dig ind, accepterer du, at dine oplysninger noteres i HPN – Foreningens medlemssystem. 

Information om nye medlemmer, udmeldelser og adresseændringer sendes jævnligt til vores lokale kredsformænd enten via mail eller post. Her fremgår medlemsnummer, navn, adresse og telefonnummer. 

Du tilmeldes automatisk vores nyhedsmail til medlemmer. Du kan til hver en tid afmelde nyhedsmailen. 

Ved udmeldelser gøres dit medlemskab inaktivt, men vi beholder oplysningerne om dig i 5 år, før de slettes (pga. bogføringsloven). 

 

Bidrag 

Når vi modtager dine bankoplysninger samt CPR.nr. for at oprette en Betalingsservice-aftale, slettes disse oplysninger automatisk i vores system, når de er sendt til Nets. HPN – Foreningen er ikke godkendt hos SKAT til at indberette skattefradrag for modtagne pengegaver eller andre donationer, da Foreningen ikke endnu opfylder betingelserne herfor. 

Rådgivning 

I HPN – Foreningens rådgivning kan du henvende dig på telefon, eller e-mail. HPN – Foreningen registrerer ikke dine oplysninger, medmindre du ønsker hjælp til ansøgninger, klager eller socialrådgiveren skal have partshøring i din sag. 

Såfremt du har sagsakter i HPN – Foreningens rådgivning, tilbyder vi, at dine sagsakter bliver tilbagesendt efter afslutning af en sag eller at de makuleres. 

HPN – Foreningen har udarbejdet retningslinjer for håndtering af dine personoplysninger i rådgivningen. 

Opdatering af oplysninger 

For at sikre at de oplysninger vi har om dig er korrekte, er det vigtigt, at du kontakter os, hvis du f.eks. skifter adresse eller e-mail. Du kan selv se og rette i de oplysninger, vi har registreret om dig i vores medlemssystem ved at klikke her. 

 

Adgang til dine oplysninger 

Persondataloven giver dig mulighed for at få oplyst, hvilke personoplysninger og data HPN – Foreningen har om dig. Det betyder, at du til enhver tid kan få oplyst: 

  • hvilke oplysninger HPN – Foreningen har på dig. 
  • hvor længe vi opbevarer dine personlige oplysninger og data. 
  • hvem der modtager oplysninger om dig. 

Såfremt det viser sig, at de oplysninger HPN – Foreningen har om dig, er forkerte har du ret til at kræve dem ændret eller slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retslige forpligtelser. 

Ønsker du adgang til de oplysninger, som er registreret om dig hos HPN – Foreningen, skal du rette henvendelse til os på e-mail: Hpnforening@gmail.com 

Sletning af data 

HPN – Foreningen sletter eller sikkerhedsmakulerer dine persondata, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, der er grunden til, at vi indsamlede, behandlede og opbevarede dine data. Du kan til enhver tid bede om, at dine oplysninger bliver slettet. 

Når du melder dig ud, gemmer vi dine data i 5 år (pga. bogføringsloven). Har du modtaget rådgivning, sletter vi dine data 6 måneder efter endt forløb. 

Klage 

Er du utilfreds med vores behandling af dine oplysninger, kan du klage til Datatilsynet, jf. persondatalovens §58, stk.1. 

Læs desuden vores cookiepolitik her 

Hvad er personfølsomme oplysninger 

Hvordan en organisation skal behandle medlemmers oplysninger afhænger af oplysningstypen. Jo mere følsom en oplysning, der er tale om, jo strengere er organisationens håndtering. 

Hvad er almindelige oplysninger? 

Håndtering af almindelige ikke- følsomme oplysninger kræver ikke et udtrykkeligt samtykke, men skal ske som led i opfyldelsen af et ansættelsesforhold. Det kan være: 

  • Identifikationsoplysninger (navn, adresse, tlf.nr., fødselsdato) 
  • Familieforhold 
  • Økonomi f.eks. løn 
  • Kontonummer 
  • Skat og gæld 

 

Hvad er følsomme oplysninger? 

Følsomme oplysninger Går også under betegnelsen ”særlige kategorier af oplysninger”. Det kan være: 

  • Oplysning om helbredsforhold 
  • Fagforening 
  • Racemæssig eller etnisk baggrund 
  • Politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning 
  • Seksuelle forhold 
  • Genetisk data 

Det eneste HPN – Foreningen behandler af følsomme oplysninger er helbredsoplysninger, det gør vi i forbindelse med rådgivning og rejser. HPN – Foreningen videregiver aldrig helbredsoplysninger til tredjepart uden, at medlemmet har givet et udtrykkeligt samtykke.